Lesson learned: Rapat Kerja Tahunan

Banda Aceh, 12 Desember 2019

Di tahun pertama bertugas sebagai salah satu dosen di Teknik Sipil, aku dipercaya menjadi salah satu panitia raker.

Kadang-kadang aku sering bertanya pada diri sendiri, “O Jurusan, why always me?”

Tapi yaa ku syukuri saja. Kayak kata Bang Musa, “Mungkin orang-orang mudah komunikasi dengan Ju.”

Dan I put that in mind, ada banyak orang yang menginginkan berada posisi ini, so why not just do your best, Ju!

Selama sehat, bisa berkontribusi, kapan lagi? Semangat selalu, Ju!

Banyak bantu orang, nanti Allah akan memudahkan urusan kita. Mari memberi manfaat sebesar-besarnya untuk sekitar kita. InsyaAllah.

Jadi, apa sih yang aku pelajari dari jadi panitia raker ini? Apa saja yang perlu dilakukan untuk persiapan?

1. Susunan Panitia

Susunan panitia terdiri dari pimpinan jurusan dan prodi, perwakilan bidang (kabid), dan juga panitia pelaksana. Di dalam panitia pelaksana terdapat seksi sekretariat (administrasi), seksi acara, seksi dokumentasi dan publikasi, seksi konsumsi dan seksi perlengkapan.

2. Penetapan Waktu Acara

Penetapan waktu harus dilakukan diawal. Ini sangat penting agar bisa segera melakukan pemesanan venue.

3. Venue (Tempat atau Lokasi Acara)

Ada banyak diskusi mengenai lokasi acara, seperti di pantai. Mempertimbangkan cuaca, Lokasi acara raker kali ini diadakan di hotel. Kalau mau, ruang petemuan yang ada di kampus juga bisa jadi alternatif. Cuma mungkin akan ribet dengan urusan konsumsi dan perlengkapan lainnya. Dan juga tergantung dari budget yang tersedia. Tempat acara harus di book jauh-jauh hari agar lokasi acara mampu menampung semua peserta atau kapasitas memadai.

Jangan lupa, tanyakan ketersediaan infokus, layar, mikrofon, speaker, meja registrasi, sofa dan kebutuhan lainnya kepada pihak hotel. Jika tidak tersedia, kita bisa segera mencari di tempat lain.

4. Konsumsi

Walaupun acara dilakukan di hotel, panitia konsumsi wajib dibentuk. Panitia ini berfungsi sebagai pengawas jika makanan yang tersedia diatas meja habis. Panitia konsumsi juga bisa menyediakan makanan tambahan seperti makanan ringan atau buah-buahan pada saat sesi panel. Terakhir, panitia konsumsi ini juga bisa melakukan bungkus-bungkus makanan yang lebih jika diperlukan, hehe.

5. Dokumen (softcopy and print out)

Beberapa dokumen dan file lainnya yang perlu disiapkan:

1.       Daftar hadir (print)

2.       Susunan acara (print atau tampilkan di salah satu infocus).

3.       Sertifikat (desain dan print)

4.       Spanduk (desain dan cetak)

5.       Undangan (untuk tamu)

6.       Format Raker (dokumen usulan kegiatan dan anggaran untuk tahun mendatang atau 2 tahun setelahnya)

7.       Video hiburan (mungkin isinya gambar-gambar aktivitas dosen dan mahasiswa)

8.       Slide pembuka kegiatan (slide yang ditampilkan ketika kegiatan berlangsung memuat tema kegiatan, seperti spanduk). Jika pada raker ada dua atau tiga sesi kegiatan, maka setiap kegiatan dibuatkan 1 buah opening slide.

6. People

Beberapa orang yang wajib terlibat dalam acara ini antara lain:

1.       MC (mahasiswa, 1 orang)

2.       Laporan Pelaksanaan Acara (Ketua Raker)

3.       Pemberi sambutan (Ketua Jurusan atau yang mewakili)

4.       Pembuka Acara (Dekan atau yang mewakili)

5.       Pembaca doa (mahasiswa, 1 orang)

6.       Notulen (mencatat jalannya kegiatan dari awal hingga akhir) (mahasiswa, 1 orang)

7.       Operator laptop dan infocus (mahasiswa, 1 orang)

8.       Front liners (untuk menjaga meja registrasi) (mahasiswa, 2 orang)

9.       Fotografer (mahasiswa, 1 orang)

10.   Videografer (mahasiswa, 1 orang)

11.   Moderator (dosen), jika ada sesi diskusi atau panel.

12.   Tim Perlengkapan (dosen dan 2 mahasiswa)

13.   Tim konsumsi (dosen dan 1 mahasiswa)

14.   Semua dosen yang bersedia membahas dokumen raker.

Setiap kegiatan pasti ada kendala-kendalanya, berikut beberapa tips agar acara dapat berjalan lancar:

1.       Komunikasi dan koordinasi

Komunikasi dan koordinasi adalah dua hal yang paling penting dalam melaksanakan sebuah acara. Kedua hal ini tidak bisa dipisahkan. Komunikasi adalah pembicaraan dua arah, memberi dan menerima pendapat. Bukan hanya memerintah, tetapi juga mendengarkan dan membuka diri untuk saran-saran dan hal-hal yang membangun. Koordinasi antar panitia sangat diperlukan agar semuanya sepaham dalam suatu keputusan.

2.       Mengambil keputusan

Dalam melaksanakan suatu kegiatan, memang akan ada pro dan kontra. Ada banyak pendapat yang berseliweran dan ada banyak kepala yang ingin didengarkan. Tetapi, untuk memperlancar acara, ambillah sebuah keputusan. Keputusan yang baik menurut kita berdasarkan pendapat-pendapat orang-orang yang terlibat didalam suatu organisasi ini.

3.       Libatkan mahasiswa

Mahasiswa adalah resources yang paling mudah diajak koordinasi dalam sebuah acara. Beri arahan yang jelas, beri kepercayaan, mereka bisa membantu dalam banyak hal.

4.       Abaikan toxic people (jika ada)

Orang-orang recok atau toxic people exist everywhere. Jangan heran kalau ada orang yang berkomentar bahwa apapun yang kamu lakukan adalah salah. Just senyumin saja dan be nice. Perlakukan ia sama seperti kamu memperlakukan orang lain. Terima pendapatnya jika memang mendukung kesuksesan acara, dan abaikan jika mengganggu acara.

Sekian lesson learned dari raker kemarin. Semoga bermanfaat.

NB: Ini hanya pendapat personal. Tidak ada niat merugikan siapapun ataupun mengdiskreditkan siapapun. Jika bermanfaat, silakan diambil. Jika tidak bermanfaat, dilewati saja. Tips ini mungkin juga  tidak applicable untuk tempat kerja kalian.